Polityka prywatności

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

I. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności (dalej: Polityka) zawiera informacje w jakim zakresie, w jaki sposób i w jakich celach SATEL przetwarza dane osobowe: klientów, kontrahentów, ich przedstawicieli i personelu, osób biorących udział w szkoleniach SATEL, korzystających z serwisu lub wsparcia technicznego, dokonujących napraw, kontaktujących się z SATEL, uczestniczących w eventach SATEL, odwiedzających profile SATEL w serwisach społecznościowych, korzystających ze stron i serwisów internetowych SATEL, zapisujących się do newsletterów SATEL.

2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).

3. Administratorem danych osobowych jest SATEL sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Budowlanych 66, w Gdańsku (80-298), wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000178400, NIP: 5840154038, REGON: 19297638000000, kapitał zakładowy: 1.830.000 PLN (opłacony w całości), Rejestr BDO: 000006416, który powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych (iodo@satel.pl, tel. 58 320 94 27 wew. 377).

4. Polityka stanowi spełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO.

II. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do żądania od administratora dostępu do jej danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych osobowych.

2. Osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). W przypadku złożenia sprzeciwu dane są przetwarzane do czasu uwzględnienia sprzeciwu.

3. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.

4. W przypadku przetwarzania danych przez SATEL na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

5. W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą uważa, że jej prawo do ochrony danych osobowych zostało naruszone, przysługuje jej prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), www.uodo.gov.pl.

6. Wszelkie zgłoszenia czy żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować do Inspektora Ochrony Danych Osobowych, powołanego przez SATEL, za pośrednictwem poczty elektronicznej iodo@satel.pl, telefonicznie 58 320 94 27 wew. 377 lub listownie: SATEL sp. z o.o. ul. Budowlanych 66, 80-298 Gdańsk, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych Osobowych. SATEL niezwłocznie poinformuje o podjętych działaniach.

III. Cel przetwarzania danych osobowych, podstawa prawna, rodzaj danych, okres przechowywania danych

ZAWARCIE I WYKONYWANIE UMOWY Z OSOBĄ, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Dane osób zawierających umowy z SATEL (składających zamówienia) – klienci, kontrahenci.

Cel przetwarzania:

zawarcie i wykonywanie umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
wykonanie przez administratora prawnych obowiązków wynikających z umowy, a w szczególności w zakresie obowiązków podatkowych i rachunkowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora tj. w celach dokumentacyjnych, dochodzenia lub ustalenia roszczeń bądź obrony przed roszczeniami związanymi z umową (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora – zgodnie z pkt. II Polityki.

Rodzaj danych: imię, nazwisko, nazwa prowadzonej działalności gospodarczej, dane kontaktowe (adres, adres e-mail, numer telefonu), NIP, REGON, inne dane podane w związku z umową.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas realizacji umowy oraz do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń oraz zobowiązań publicznoprawnych (w tym podatkowych) wynikających z przepisów prawa związanych z tą umową.

ZAWARCIE I WYKONYWANIE UMOWY Z INNYM PODMIOTEM (np. pracodawcą osoby, której dane dotyczą)

Dane osobowe innych osób podane SATEL przez kontrahenta SATEL w związku z zawarciem lub wykonaniem umowy z kontrahentem (składaniem zamówienia), np. osób reprezentujących kontrahenta, osób kontaktowych.

Cel przetwarzania:

realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora tj. zapewnienie komunikacji niezbędnej do realizacji umowy zawartej między kontrahentem a administratorem, ustalenie osób, które ją zawierają i wykonują, dochodzenie lub ustalenie roszczeń bądź obrona przed roszczeniami wynikającymi z tej umowy i cele dokumentacyjne (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 litera f) RODO).

Rodzaj danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe (numer telefonu służbowego, adres e-mail służbowy), funkcja lub stanowisko służbowe.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas realizacji umowy pomiędzy kontrahentem a administratorem oraz w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub ich dochodzenia do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń wynikających z przepisów prawa związanych z tą umową.

SZKOLENIA

Informacje o przetwarzaniu danych osób uczestniczących w szkoleniach organizowanych przez SATEL, w tym w ramach Akademii SATEL, Akademii KNX SATEL, w ramach tour’ów opisane są w Regulaminie Serwisu Wsparcia SATEL.

SERWIS, WSPARCIE TECHNICZNE, NAPRAWY

Dane osób korzystających z serwisu lub wsparcia technicznego SATEL, składających reklamację, dokonujących napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych w SATEL.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w przypadku korzystania z serwisu lub wsparcia technicznego za pośrednictwem Serwisu Wsparcia SATEL (support.satel.pl) znajdują się w Regulaminie Serwisu Wsparcia SATEL.

Cel przetwarzania:

realizacja serwisu i wsparcia, rozpatrywanie reklamacji oraz realizacja napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych,
ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami wynikającymi z przepisów prawa związanych z serwisem lub naprawami tj. uzasadniony interes administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rodzaj danych: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa reprezentowanego podmiotu, dane kontaktowe (adres, adres e-mail, numer telefonu), dane podane w zgłoszeniu lub reklamacji.

Dane są przechowywane przez czas realizacji serwisu/wsparcia technicznego lub realizacji naprawy oraz w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub ich dochodzenia – do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń wynikających z przepisów prawa związanych z daną naprawą.

KONTAKT Z SATEL

Dane osób kontaktujących się z SATEL drogą pocztową, pocztą elektroniczną, przez formularze kontaktowe, telefonicznie itp.

Cel przetwarzania:

kontakt i korespondencja za pośrednictwem formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej, telefonicznie lub w innej formie, w tym składanie ofert, odpowiadanie na pytania, zadawanie pytań, umawianie spotkań,
nawiązanie i utrzymanie relacji w ramach prowadzonej działalności,
dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń tj. uzasadniony interes administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rodzaj danych: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa reprezentowanego podmiotu, dane kontaktowe (adres, adres e-mail, numer telefonu), inne dane podane w czasie kontaktu.

Dane są przechowywane przez okres utrzymywania relacji (nie krócej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu), a w przypadku dochodzenia lub obrony roszczeń z tym związanych – do czasu ich przedawnienia.

W przypadku kontaktu za pomocą formularza „Podejmij Współpracę” na stronie SATEL bewave.systems dodatkowo będą przetwarzane następujące dane: miejscowość, województwo/kraj (export), rodzaj działalności. Dane mogą być przekazywane do podmiotów współpracujących z SATEL w zakresie dystrybucji.

W przypadku kontaktu za pomocą formularza przygotowanego na potrzeby określonych wydarzeń (np. targów), dane mogą być powierzane dostawcom narzędzi, które służą do nawiązania kontaktu (np. formularza do umawiania spotkań), w szczególności Calendly LLC, 115 E. Main Street, Suite A1B, Buford, GA, 30518, USA, którzy przetwarzają je w imieniu SATEL.

Dane osób otrzymujących newsletter od SATEL (z wyłączeniem newslettera opisanego w Regulaminie Serwisu Wsparcia SATEL lub innych regulaminów SATEL, w których wyraźnie to wskazano).

Cel przetwarzania:

wysyłanie newslettera SATEL na podany adres e-mail za zgodą osoby, której dane dotyczą (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Rodzaj danych: imię, nazwisko, adres e-mail, IP.

Dane są przetwarzane przez okres dostarczania newslettera do czasu rezygnacji przez SATEL z dostarczania newslettera, a w każdym przypadku do czasu złożenia oświadczenia o rezygnacji z newslettera (cofnięcie zgody).

EVENTY

Dane osób uczestniczących w eventach organizowanych przez SATEL.

Cel przetwarzania:

organizacja i promocja eventów (np. konferencji, spotkań promocyjnych) SATEL,
kontakt z uczestnikami w związku z eventem tj. uzasadniony interes administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Rodzaj danych: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa reprezentowanego podmiotu, dane kontaktowe (adres, adres e-mail, numer telefonu), inne dane konieczne do uczestnictwa w evencie (np. wybrany sposób zakwaterowania, indywidualne życzenia, typ diety, data przyjazdu/wyjazdu, rodzaj transportu).

Dane osobowe mogą być przekazane podmiotom współpracującym z SATEL przy realizacji eventu np. współorganizatorom eventu, podmiotom zapewniającym zakwaterowanie i wyżywienie uczestnikom.

Dane są przechowywane przez okres organizacji i realizacji eventu oraz w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub ich dochodzenia do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń wynikających z przepisów prawa związanych z danym eventem.

MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE

Dane osobowe osób odwiedzających, obserwujących, subskrybujących lub komentujących na profilach SATEL w ramach serwisów LinkedIn, YouTube, Vimeo, Facebook, Instagram.

Cel przetwarzania:

marketing brandu, produktów i usług SATEL,
prowadzenie komunikacji i promocji w ramach profilu / kanału w serwisie,
analityczne i statystyczne,
prowadzenie korespondencji – w przypadku nawiązania kontaktu z SATEL za pośrednictwem serwisu,
dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń, tj. uzasadniony interes administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rodzaj danych: nazwa użytkownika w serwisie, imię i nazwisko, pseudonim, wizerunek, informacje dostępne w profilu/koncie publicznym osoby, wszelkie informacje, które udostępnia publicznie oraz informacje przekazane w wiadomościach lub komentarzach, dane statystyczne.

Dane osobowe będą przetwarzane przez SATEL do czasu ich usunięcia (np. usunięcia informacji w profilu publicznym osoby) lub usunięcia profilu SATEL z danego serwisu społecznościowego i zgodnie z funkcjonalnościami poszczególnych serwisów, a w przypadku dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu ich przedawnienia.

W przypadku żądania usunięcia danych przez SATEL, żądanie zostanie zrealizowane zgodnie z funkcjonalnościami danego serwisu.

Dane mogą być przekazywane:

administratorom serwisów społecznościowych, na których SATEL prowadzi swoje profile/kanały, na zasadach określonych w ich politykach prywatności;
osobom, które odwiedzają profile/kanały SATEL w serwisach społecznościowych (np. dane osoby umieszczającej komentarz na profilu w serwisie społecznościowym).

Dodatkowo administratorzy wskazanych serwisów społecznościowych przetwarzają dane osobowe we własnych celach, zgodnie ze swoimi regulaminami i politykami dotyczącymi prywatności:

LinkedIn – LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irlandia – w przypadku użytkowników usług w Europejskim Obszarze Gospodarczym i Szwajcarii: (link);
Facebook – Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Irlandia (link);
Instagram – Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Irlandia (link 1), (link 2);
YouTube – Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia – w przypadku użytkowników usług w Europejskim Obszarze Gospodarczym i Szwajcarii (link);
Vimeo – Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, New York 10001, w przypadku użytkowników usług w Europejskim Obszarze Gospodarczym: lokalny przedstawiciel – RA Robert Niedermeier, DATA BUSINESS SERVICES GmbH & CO KG-Germany, Noerdliche Muenchner Str 47, 82031 Gruenwald/Munich, Niemcy (link);

Serwisy społecznościowe mogą przekazywać dane do państw trzecich zgodnie z obowiązującymi je politykami na podstawie przepisów RODO.

SATEL ma dostęp do anonimowych danych statystycznych generowanych przez administratorów serwisów społecznościowych dotyczących profili SATEL i odwiedzających je użytkowników.

SATEL współadministruje danymi z administratorami serwisów społecznościowych w celach statystycznych i analitycznych.

LinkedIn Ireland Unlimited Company – dot. serwisu LinkedIn

LinkedIn Ireland Unlimited Company dostarcza SATEL tzw. statystyki strony, gdy użytkownik odwiedza profil (stronę) SATEL na LinkedIn, obserwuje go lub wchodzi w interakcję z nim. LinkedIn Ireland Unlimited Company przetwarza m.in. dane przekazane mu przez użytkownika, takie jak stanowisko, kraj, branża, staż pracy, wielkość firmy oraz dane dotyczące statusu zatrudnienia z profilu użytkownika, jak również informacje o tym, w jaki sposób użytkownik wchodzi w interakcję z profilem, np. czy jest obserwatorem. LinkedIn Ireland Unlimited Company przetwarza i przechowuje dane osobowe na potrzeby statystyk strony zgodnie ze swoją umową z użytkownikiem i Polityką prywatności LinkedIn.

Statystyki strony udostępniane SATEL składają się z danych zagregowanych i niezależnie od statusu współadministratora, LinkedIn nie przekazuje SATEL danych osobowych w odniesieniu do statystyk strony (profilu) ani nie umożliwi SATEL powiązania statystyk strony z poszczególnymi osobami.

LinkedIn odpowiada za dostarczanie statystyk strony i przestrzega wszystkich obowiązujących obowiązków wynikających z RODO w odniesieniu do przetwarzania statystyk strony (w tym między innymi realizacji obowiązków informacyjnych wobec użytkowników, zapewnienia realizacji praw osób, których dane dotyczą, zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych).

SATEL odpowiada za przestrzeganie wszystkich zobowiązań wynikających z RODO związanych z korzystaniem przez SATEL ze statystyk strony tj. posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych (art. 6 ust.1 lit. f RODO) i realizuje obowiązek informacyjny w zakresie realizowanych przez SATEL celów przetwarzania.

Osoba, której dane dotyczą może korzystać ze swoich praw w ustawieniach konta w serwisie LinkedIn lub kontaktując się bezpośrednio z LinkedIn.

Głównym organem nadzorczym w zakresie wspólnego przetwarzania danych jest irlandzka Komisja Ochrony Danych. Szczegółowe informacje są dostępne na stronie: (link 1), (link 2), (link 3)

Meta Platforms Ireland Limited dot. serwisu Facebook

SATEL i Meta Platforms Ireland Limited są wspólnymi administratorami danych w zakresie przetwarzania danych do celów statystycznych oraz reklamowych. Współadministrowanie obejmuje zbiorczą analizę danych w celu wyświetlania statystyk aktywności użytkowników profilu SATEL w serwisie Facebook.

Zakres odpowiedzialności Meta Platforms Ireland Limited za przetwarzanie danych we wskazanych celach:

posiadanie podstawy prawnej dla przetwarzania danych na potrzeby statystyk strony;
zapewnienie realizacji praw osób, których dane dotyczą;
zgłaszanie naruszeń do organu nadzorczego oraz zawiadamianie, osób których dotyczyło naruszenie o zdarzeniu;
zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Zakres odpowiedzialności SATEL za przetwarzanie danych:

posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych na potrzeby statystyk (tj. art. 6 ust.1 lit. f RODO)
zrealizowanie obowiązków informacyjnych w zakresie realizowanych przez SATEL celów przetwarzania.

Meta Platforms Ireland Limited udostępni zasadniczą treść załącznika dotyczącego statystyk strony osobom, których dotyczą dane, za pośrednictwem danych zawartych w ogólnie dostępnych Informacjach o statystykach strony.

Głównym organem nadzorczym w zakresie wspólnego przetwarzania danych jest irlandzka Komisja Ochrony Danych (niezależnie od zapisów art. 55 ust. 2 RODO, w stosownych przypadkach).

Szczegółowe informacje są dostępne na stronie: (link) (link)

STRONY INTERNETOWE I SERWISY SATEL

Inne informacje dotyczące przetwarzania danych osób korzystających ze stron internetowych i serwisów SATEL znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

Informacje o przetwarzaniu danych osób korzystających z Serwisu Wsparcia SATEL (support.satel.pl) znajdują się również w Regulaminie Serwisu Wsparcia SATEL.

IV. Konsekwencje odmowy podania danych

1. W przypadku umowy podanie danych jest wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy, a ich niepodanie uniemożliwia zawarcie lub wykonanie umowy.

2. W przypadku wystawienia faktury/rachunku, podanie danych jest wymogiem ustawowym, a obowiązek wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa tj. ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz przepisów o rachunkowości.

3. W pozostałych przypadkach podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niepodanie danych uniemożliwi realizację danego celu przetwarzania. Na przykład podanie danych osobowych w celu zgłoszenia na event organizowany przez SATEL jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w evencie.

4. Podanie danych w ramach profili SATEL w serwisach społecznościowych w celu prowadzenia komunikacji i promocji jest dobrowolne i następuje poprzez korzystanie z danego profilu, np. umieszczanie reakcji, komentarzy.

V. Źródło danych

1. Dane mogą być podane SATEL bezpośrednio przez osobę, której dane dotyczą, np. osoba, która kontaktuje się z SATEL, podaje swoje dane niezbędne do kontaktu.

2. Dane mogą być podane SATEL przez inny podmiot, np. w przypadku zgłoszenia pracownika przez pracodawcę do udziału w evencie organizowanym przez SATEL; podania danych współpracownika kontrahenta jako osoby do kontaktu w związku z umową zawartą z SATEL.

VI. Odbiorcy danych

Poza odbiorcami wskazanymi w Polityce, dane osobowe będą mogły być przekazywane (ujawniane):

podmiotom świadczącym usługi na rzecz administratora oraz jego podwykonawcom (w tym obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji działań administratora, świadczących usługi księgowe, pocztowe, kurierskie, archiwizacyjne, prawne);
organom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

VII. Przekazywanie danych do państw trzecich

W ramach korzystania przez SATEL z usług podmiotów trzecich, np. w celach analitycznych, statystycznych, reklamowych, nawiązania kontaktu, dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) na podstawie standardowych klauzul umownych, a w przypadku transferu do państwa objętego decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony – na podstawie tej decyzji. Kopię informacji o zabezpieczeniach można uzyskać u Inspektora Ochrony Danych Osobowych SATEL (dane kontaktowe znajdują się w pkt. I Polityki).

VIII. Profilowanie, zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osób korzystających ze stron internetowych SATEL i serwisów SATEL pozyskane za pośrednictwem plików cookies i innych podobnych technologii mogą podlegać profilowaniu i zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w celu przesyłania spersonalizowanych komunikatów marketingowych SATEL. Informacje pozyskane za pośrednictwem cookies oraz podobnych technologii nie są łączone z innymi danymi użytkowników, nie służą też do ich identyfikacji przez SATEL. Szczegółowe informacje dotyczące narzędzi marketingowych, z których korzysta SATEL i możliwości rezygnacji z tych narzędzi znajdują się w Polityce cookies.

Osoba, której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec profilowania w celu marketingu bezpośredniego – zgodnie z pkt. II Polityki.

IX. Postanowienia końcowe

SATEL może zmienić niniejszą Politykę prywatności poprzez opublikowanie nowej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku zmian zasad lub zakresu przetwarzania danych osobowych objętych Polityką, zmiany obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych.